Vialis unterstützt als Anbieter für Paperless Lab-Lösungen Unternehmen bei der Einführung eines passenden Systems (s. auch CHEManager 16/2011 und 17/2011). Drei Chemie- und Pharmaunternehmen, die die Dienste von Vialis nutzen, berichten über die eigenen Erfahrungen bei der Einführung und Nutzung des Paperless Lab. Sie befinden sich in unterschiedlichen Projekt-Phasen: Bachem ist derzeit in der Bewilligungsphase, Rentschler befindet sich mitten in der Implementierung und Carbogen Amcis betreibt bereits seit acht Jahren ein papierloses Labor. Dr. Birgit Megges führte das Interview mit Dr. Thomas Früh, COO von Bachem, Andreas Prestel, Projektleiter ROOT-LIMS von Rentschler Biotechnologie und Franz Breitfeld, Leiter Analytik von Carbogen Amcis.

CHEManager: Welche Gründe haben Sie bewogen, sich für die Implementierung eines Paperless Lab zu entscheiden?

Franz Breitfeld: Es sind unterschiedliche Beweggründe: Es ist die höhere Effizienz in den Laborabläufen durch Wegfall der zeitraubenden Weitergabe von Papierdokumenten im Resultatreview und -freigabeprozess; die verbesserte Qualität der Dokumentation; die Wiederfindbarkeit der Daten durch vorgegebene strukturierte Datenablage und Suchtools; die Harmonisierung der Abläufe an allen Standorten; die elektronische Absicherung der Rückverfolgbarkeit von den Rohdaten bis zum fertigen Resultat und die Reduktion vom Papierarchiv und der Verwaltung.
Dr. Thomas Früh: Im aktuellen Wirtschaftsumfeld suchen wir aktiv nach Kosteneinsparungspotential. Unser „Paper based" Prozess benötigt großen Kontrollaufwand, der durch ein LIMS deutlich reduziert werden kann.
Andreas Prestel: Für das wachsende Unternehmen ist die Flut an papierbasierter Dokumentation immer schlechter handhabbar geworden. Der Wechsel zu einer datenbankbasierten Lösung sollte vor allem Informationen sicherer und schneller verfügbar machen.

Welche konkreten Vorteile versprechen Sie sich davon bzw. haben sich bereits ergeben?

Franz.

Breitfeld: Von Vorteil sind vor allem die Datenverfügbarkeit und die Qualität der Daten. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, unseren Kunden via Kundenportal Zugriff auf ihre Analysedaten zu ermöglichen. Damit sind umständliche Ausdrucke und PDF-Kopien, welche per E-Mail verschickt werden müssten, nicht mehr notwendig.
Andreas Prestel: Mit dem Wechsel zu Paperless-Lösungen verspricht man sich sowohl beschleunigte Freigabeprozesse für Wareneingänge und Endprodukte als auch eine Qualitätssteigerung, zum Beispiel durch Unterstützung des Mitarbeiters im Labor bei der Einhaltung von Vorgaben. Weiterhin geht es uns um die Absicherung der regulatorischen Compliance, beispielsweise durch Ersetzen von Excel-basierten Lösungen. Konkret verbessert hat sich zum Beispiel das Sample Tracking, das jetzt elektronisch auf Basis von Barcodelabels funktioniert.
Dr. Thomas Früh: Zusätzlich zu Kosteneinsparungen erwarten wir eine verbesserte Datenqualität und Datenverfügbarkeit.

Ein Paperless Lab beinhaltet auch eine automatisierte Auswertung der Daten. Macht es Sinn, den „Faktor Mensch" an dieser Stelle auszuschalten? Geht dem Unternehmen damit nicht langfristig Know-how im Unternehmen verloren?

Franz Breitfeld: Ganz im Gegenteil, das strukturierte Archivieren der Daten in elektronischer Form schafft erst die Voraussetzung, auf analytisches Know-how in effizienter Weise zuzugreifen.
Andreas Prestel: Wir haben ebenfalls die Erfahrung gemacht, dass das System den Kollegen ermöglicht, sich mit ihren analytischen Methoden noch intensiver wissenschaftlich auseinanderzusetzen, weil sie von administrativen Arbeiten entlastet werden.
Dr. Thomas Früh: Wir schalten vorwiegend die arbeitsintensiven Kontrollen, Übertragungen und Aufbereitung von Daten aus. Bevor eine automatisierte Auswertung erfolgen kann, braucht es immer Spezialisten, die notwendige Berechnungen oder Algorithmen hinterlegen.

Werden durch die Umstellung Arbeitsplätze eingespart?

Andreas Prestel: Wir hatten während der Einführung sogar einen erhöhten Aufwand. Mittelfristig erwarten wir uns Effizienzsteigerungen durch robustere Prozesse und Entlastung von administrativen Aufgaben. Somit können unsere Mitarbeiter sich noch besser um wertschöpfende Dinge kümmern. Ein Abbau von Arbeitsplätzen ist mit der Einführung dieses Systems definitiv nicht verbunden.
Franz Breitfeld: Bei konstanter Arbeitslast können sicherlich Arbeitsplätze eingespart werden. Im Fall von Wachstum reduziert sich die Zahl neu einzustellender Mitarbeiter.
Dr. Thomas Früh: Im Idealfall können wir geplantes Umsatzwachstum ohne zusätzliche Mitarbeiter in der Analytik bewältigen. Fehlt das Wachstum, kommt es gezwungenermaßen zum Abbau von Arbeitsplätzen.