Egal ob pharmazeutische Präparate oder Tiefkühlkost: Unterbrechungen der Kühlkette beim Transport temperaturgeführter Produkte gefährden die Haltbarkeit und können als Fehlcharge zum kompletten Verlust der Ware führen. Deshalb bedarf die Kühlung lebensnotwendiger Pharmazieprodukte besonderer Fürsorge.

Um die Temperatur für solche empfindlichen Präparate zu gewährleisten, verfolgen Unternehmen unterschiedlichste Ansätze, so auch die Frigo-Trans aus Frankenthal. Als Basis ihrer pharmazeutischen Logistiklösungen setzt das 1988 gegründete Unternehmen auf ein Logistikzentrum mit modernster Lagertechnik. Neben einem 1.000 m² großen Trockenlager sichert und überwacht Frigo-Trans in einem temperaturgeführten Kühllager (2-8°C) von 1.000 m² Fläche sensible Güter für Kunden aus der Pharmaindustrie wie z.B. Euromedex, Fisher Pharma, Vetter oder Medico Pharm. Ausgestattet mit Temperaturschleusen und Verdampfersystem, gewährt das Unternehmen so ein lückenloses Monitoring der eingelagerten Medikamente.

Komplexer als die Lagerung gestaltet sich allerdings der Transport temperaturgeführter Medikamente. Neben dem Einsatz entsprechender Hardware wie technisch geprüfte Fahrzeuge, benötigen Unternehmen ebenfalls transportunterstützende Software, um eine reibungslose sowie schadlose Lieferung zu gewährleisten. 2007 entschloss sich Frigo-Trans, ihre IT-Infrastruktur zu optimieren und die Transportmanagement-Software Winsped von LIS Logistische Informationssysteme aus Greven zu implementieren.

Frigo-Trans nutzt die komplette Auftragsabwicklung von LIS, die aus den Einzelmodulen Auftragserfassung, Disposition sowie Frachtabrechnung besteht, um eine termingerechte Auslieferung zu gewährleisten. Mit der Erfassung werden sämtliche Auftrags- und Tourdaten von Kunden sowie Partnern eingelesen und stehen zur weiteren Bearbeitung unmittelbar zur Verfügung. Zuvor definierte Auftragsvorlagen erleichtern die Anlage neuer Aufträge. Geplante Touren visualisiert Winsped mittels Dispositionsmodul auf einer detaillierten Karte. Für die Mitarbeiter in der Disposition sind dabei relevante Informationen zu Aufträgen oder Fahrzeugen sofort ersichtlich, so dass diese bei Planänderungen stets den Überblick behalten und zeitnah umdisponieren können.

Mit der Frachtabrechnung unterstützt die Software Frigo-Trans durch automatisierte Rechnungsabläufe. Erledigte Aufträge sowie benötigte Informationen liegen der Buchungsabteilung umgehend vor und werden zu den hinterlegten Konditionen abgewickelt. Bereits im Artikelstamm erfasst Winsped die unterschiedlichen Temperaturanforderungen der zu transportierenden Pharmazeutika wie beispielsweise 2-8°C, 2-25°C oder 15-25°C.
Beim täglichen Transport pharmazeutischer Produkte wie beispielsweise Zytostatika, die der gefahrgut-rechtlichen Kennzeichnung unterliegen, profitiert Frigo Trans vom Gefahrgutmodul. Dieses unterstützt das Frankenthaler Unternehmen bei der Einhaltung sämtlicher Bestimmungen und gewährt die gesetzlich vorgeschriebene, ADR-konforme Erfassung und Anwendung aktueller Gefahrgutdaten für die Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem nutzt Frigo-Trans einen dezentralen Zugriff auf alle Dokumente und spart so Arbeitszeit und Papierkosten. Vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Rechnung unterstützt der virtuelle Aktenschrank die Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens. Dabei dokumentiert das DMS-Modul Workflows in einer separaten Datenbank. Auftragsbezogene Formulare sowie der komplette Schriftverkehr werden als Druck, Fax oder E-Mail erzeugt und über frei definierbare Schlagworte digital archiviert. Sendungsnummern, Auftraggeber oder Frachtführer tourbezogener Papiere, wie z.B. Rollkarten oder Borderos, speichert Winsped dabei als Suchkriterium, sodass diese über die Recherche-Funktion jederzeit und von allen 33 Frigo-Trans-Rechnern abrufbar sind. Dies gewährt abteilungsübergreifend mehr Transparenz und vereinfacht zudem sowohl interne als auch externe Arbeitsabläufe.

Natürlich verlief die Installation Winspeds nicht gänzlich reibungslos, wie Walter Buchholz, Gesellschafter und Gründer der Frigo-Trans, bemerkt: „Die Implementierung eines neuen Systems bedarf natürlich immer einer gewissen Einführungsphase. Mittlerweile sind wir aber sehr zufrieden. Kleinere Unstimmigkeiten wurden zeitnah vom LIS-Support behoben und aus der Welt geschafft." Für die Einführung und Betreuung der Winsped-Software gründete Frigo-Trans ein Projektteam mit Anke Huber als Leiterin. Das Projektteam steht in ständigem Kontakt mit LIS, um offene Fragen gemeinsam anzugehen und zu bearbeiten:

So gerüstet, unterstützt Frigo-Trans auch künftig die Pharmaindustrie mit kühlpflichtigen Medikamenten wie Insulin, Puregon, Adamimulab und Co. Neben dieser profitieren vor allem die Endverbraucher von ordnungsgemäß gekühlten Arzneimitteln - egal bei welcher Wetterlage