Überblick im Hardware-Labyrinth. Bei Archivsystemen Hardware mitbeachten. Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Archiv- oder Dokumentenmanagementsystemen, die auf dem Markt angeboten werden, existiert eine ähnlich große Auswahl an unterschiedlichen Hardwarekomponenten für die physische Gestaltung der IT-Infrastruktur. Dieser Artikel beschäftigt sich mit den bei einer Einführung benötigten technischen Komponenten und bietet somit Entscheidungshilfen für die Auswahl der richtigen Hardware, damit Gesetze, Verhaltensmaßregeln und Richtlinien eingehalten werden können.

Das Bundesministerium für Finanzen fordert die Sicherstellung aller steuerlich relevanten Daten und Dokumente unter Berücksichtung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung für elektronische Buchführungssysteme. Dabei wird ein spezielles Medium oder spezielle Hardware vorgeschrieben. Alleine die Verwendung von veränderbaren Datenträgern wird ausgeschlossen. Dem Anwender steht es somit frei, ein von ihm präferiertes System zu nutzen.

Architektur

Ein Dokumentenmanagement muss sich nahtlos in eine bestehende Netzwerkstruktur einbinden lassen, sodass eine Installation an jeder einzelnen Bürostation nicht notwendig ist. Im Regelfall wird der Archivserver direkt ins Netzwerk eingebunden. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt im Optimalfall direkt aus der ERP-Anwendung bzw. über entsprechende Rechercheoberflächen. Dies umfasst auch den Zugriff über das World-Wide-Web.

Wichtige Fragestellungen

Zunächst steht die Frage nach der Verwendungsart der zu archivierenden Dokumente im Vordergrund: Handelt es sich hierbei um Dokumente mit ausschließlich interner Bedeutung oder um steuerlich relevante Dokumente? In ersten Fall können die vom Gesetzgeber geforderten Sicherungsmaßnahmen außer Acht gelassen werden. Dies kann sich sowohl bei der Konzeptionierung der Hardware, als auch bei der Einrichtung des Systems niederschlagen und den Kostenanteil zur Einführung eines DMS deutlich reduzieren. Sobald es sich jedoch um steuerlich relevante Dokumente handelt, müssen alle Gesetze eingehalten werden.

Die zweite grundlegende Fragestellung betrifft die Verfügbarkeit der archivierten Dokumente: Sollen alle Dokumente allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen? Sollen den Außendienstmitarbeitern Daten unmittelbar oder per Datenträgerüberlassung zur Verfügung gestellt werden? Wenn die Daten jederzeit zur Verfügung stehen, so bietet sich der Zugriff über das Internet an. Im anderen Fall steht die Technik im Vordergrund, in welchen Abständen die Daten aktualisiert werden sollen.

Zusammensetzung der Hardware

Eine vollständige Archivierungslösung besteht aus mehreren Bestandteilen:

• dem Archivserver mit Datenbank,
• der Sicherung auf revisionssicheren Medien,
• der Datensicherung und
• dem Dokumentenscanner.

Der Archivserver

Der Archivserver ist ein separater PC, auf dem die Dokumentendatenbank installiert ist. Obwohl es sich um einen weiteren, unabhängigen Server handelt, wird er direkt in die bestehende Hardwarestruktur eingefügt. Während Hauptserver meist hinsichtlich Gesamtleistung und Geschwindigkeit optimiert sind, benötigen Archivserver nicht die neuesten Prozessorgenerationen. Hier sind Plattenkapazität und Arbeitspeicher entscheidend, da sehr viele und vor allem kleine Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden sollen. Um das Dokumentenvolumen präzise zu bestimmen, sollten umfangreiche Prüfungen über das bestehende Output- Management durchgeführt werden. Dazu zählen z. B. die Häufigkeit und der Umfang der Dokumente (Tages-, Wochenoder Monatsrechnungen), die Anzahl der Seiten (z. B. bei einem Jahres-Abschlussjournal der Finanzbuchhaltung), das Erstellungsformat (ASCII, TIFF, PDF), die Größe der Dokumente (A4, A5, Endlospapier), die Anzahl zu scannender Seiten sowie deren Bildgrößen und das E-Mail-Volumen (inkl. Anhänge), wenn eine E-Mail- Archivierung ebenfalls über das DMS erfolgen soll.

Die Wahl der Dokumenten-Datenbank gehört zu den entscheidenden Fragen. Nur mit einer performanten Datenbank lassen sich effektive Recherchen durchführen. Verschiedene Hersteller bieten integrierte Funktionen wie eine Volltext- Recherche an, die somit nicht zusätzlich vom DMS-Anbieter entwickelt werden muss.

Die Verfahrensdokumentation

Sie beschreibt vollständig den technischen sowie den organisatorischen Archivierungsprozess. Bezug nehmend auf den technischen Archivierungsprozess ist der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar darzustellen. Obwohl keine Regelungen zum Umfang oder Inhalt der Verfahrensdokumentation existieren, sind grundsätzliche Punkte zu dokumentieren:

• Technische Systemlösung,
• Sicherheit der eingesetzten Hardware (Datensicherung, Replikation),
• Sicherheit der verwendeten Medien und der darauf gespeicherten Dokumente,
• Sicherheit der eingesetzten Software,
• Sicherheit beim Zugriff (Zugriffsschutz).

Die Datensicherung

Zu jedem Server gehört eine Datensicherung, die es im Schadensfall ermöglicht, innerhalb kürzester Zeit alle gesicherten Dokumente erneut zur Verfügung zu stellen. Wirtschaftsprüfer können hierbei empfehlen, eine separate Sicherung in Betrieb zu nehmen, um eine genaue Abgrenzung zwischen dem Produktivsystem sowie der Archiv-Sicherung wiederzufinden und die Wiederherstellung der Daten unabhängig vom Echtsystem durchführen zu können.

Revisionssichere Medien

Während bei den erstgenannten Punkten nur geringe Variationen auftreten, kommt es bei der Sicherung auf revisionssicheren Medien zu unterschiedlichen Ablaufmöglichkeiten:

Zum Beispiel können alle Daten über einen definierten Zeitraum gesammelt und in einer Einheit auf ein Medium übertragen werden. Übliche Varianten dieser Sicherung sind WORM (Write Once Read Many) oder die Mikroverfilmung. Diese Medien sind auch heute noch weit verbreitet, nicht zuletzt wegen ihrer Robustheit. Nachteilig bei diesen Lösungen sind jedoch vor allem die vergleichsweise teuren Lesegeräte und Medien.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Dokument „on-the-fly“ auf ein Medium zu schreiben. Seit mehreren Jahren hat sich hier die DVD im DMS-Umfeld etabliert. Allerdings besitzt dieses Medium nicht die Widerstandsfähigkeit einer WORM. Im Gegenzug ist ein ähnliches Volumen zu einem Bruchteil des Medium- Preises zu erhalten. DVD-Brenner und auch Jukeboxen können durch EDV-Verantwortliche getauscht und überall bezogen werden – ebenfalls zu einem Bruchteil des Preises eines WORM-Lesegerätes.

Für beide Varianten stehen Jukeboxen verschiedener Hersteller zur Verfügung. Technisch betrachtet stellen sie einen Speicher für eine Vielzahl von Medien dar. Bei Bedarf wird auf den gewünschten Datenträger innerhalb weniger Sekunden zugegriffen, während bei einer Einzel-Laufwerksvariante manuell ein neues Medium eingelegt werden müsste.

Alternativ zu diesen Bausteinen bieten verschiedene Hersteller auch „All-in-one“- Lösungen an. Hierbei handelt es sich um herstellerbezogene Produkte, die alle o.g. Funktionalitäten miteinander in einem Gerät vereinen. Sämtliche „Allin- one“-Geräte bieten dem Anwender den Vorteil, sich nicht um einzelne Komponenten sorgen zu müssen und alles aus einer Hand zu beziehen. Nachteilig bei einer solchen Lösung ist die direkte Abhängigkeit vom Hersteller und den benötigten Ersatzteilen. So kann eine speziell modifizierte Medien- Leseeinheit bis zu 2000 € kosten, während der Preis für ein übliches Standard-Laufwerk nur ca. 100 € beträgt.

Der Dokumentenscanner

Zu diesen Verbesserungen gehören u.a. die Doppelblatteinzugskontrollen, die entweder auf mechanischem Weg oder durch Ultraschallprüfungen mehrere gleichzeitig eingezogene Blätter feststellen, auch bei unterschiedlichen Papierdicken und Größenformaten.

Gleichfalls ist die Intelligenz der integrierten Bildbearbeitung in den vergangenen Jahren gestiegen. Dazu gehören beispielsweise Bild-Gerade- Rück-Funktionen (z. B. „PerfectPage“), wenn eine Seite schief in den Scanner gezogen wurde, Stanzloch-Entfernungen oder Pixel-Korrekturen. Diese Funktionen entlasten die eigentliche Bilderkennung des Archivservers und erzielen z. B. bei einer OCR-Erkennung weit bessere Ergebnisse.

Scannverfahren

Welches Gerät verwendet wird, hängt nicht ausschließlich vom Belegvolumen ab. Entscheidend ist zusätzlich, ob während eines Geschäftprozesses gescannt werden soll oder ob Dokumente gesammelt und anschließend im Stapel verarbeitet werden. Mit der Archiv- und DMS-Lösung von CSB-System stehen den Anwendern beide Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen kann beispielsweise innerhalb der Rechnungskontrolle der Eingangsbeleg einzeln zugewiesen werden, zum anderen können alle Dokumente – mit Barcode gekennzeichnet – gesammelt und im Stapel durch einen zentralen Scanner verarbeitet werden. Dabei werden Dokumente unterschiedlicher Anwendungsbereiche (Eingangsrechnungen, interne Papiere, rückerfasste und unterschriebene Kundenlieferscheine) gemeinsam gescannt. Durch die zeitnahe Rückerfassung von unterschriebenen Kundenlieferscheinen sparen die Unternehmen 20–40% aller gutgeschriebenen Rechnungsbeträge.

Die Auswahl des geeigneten Gerätes

Bei der Auswahl eines Scanners muss in erster Linie geprüft werden, wie viele Dokumente regelmäßig zum Scannen anstehen. Dabei ist auch die organisatorische Frage des Einzel- oder Stapelscannens zu berücksichtigen. Oft bewahrheitet sich bei Scannern der Spruch: „Was nichts kostet, ist auch nichts.“ Das Leistungsvermögen der Scanner entscheidet insbesondere bei hohem Belegaufkommen über die notwendige Zeit, Dokumente elektrisch in das DMS zu übergeben.

Kontakt:
Michael Tkotz, Thomas Lindner
CSB-System AG, Geilenkirchen
Tel.: 02451/6250
Fax: 02451/625-121
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