Personal & Karriere

Gemeinsam kreativ – jetzt auch online

Wie co-kreative Prozesse in Teams auch im digitalen Workshopraum gelingen

13.05.2020 - Viele agile und co-kreative Methoden aus der realen Welt funktionieren auch in der virtuellen Welt.

Co-Creation beruht auf gelungener Kommunikation. Fachsprache führt dabei oft zu Missverständnissen. Dagegen stellen gelungene Visualisierungen Analysen, Probleme und Lösungswege in einer Weise dar, dass jeder Beteiligte eines interdisziplinären Teams sie versteht. Genau hier liegt die Expertise des Münchner Unternehmens Pictomind (vgl. CHEManager 8/2019 – https://bit.ly/gruppenpotenzial-von-mitarbeitern). Die Gründer Markus Armbruster und Reto Aschwanden haben sich zum Ziel gesetzt, das volle Potenzial von Gruppen freizusetzen – nur wenige Wochen nach Beginn der Coronakrise gelingt das den beiden Facilitatoren auch via Internet. Andrea Gruß sprach mit Markus Armbruster über seine Erfahrungen bei der Transformation von Vor-Ort- zu Online-Veranstaltungen.

Herr Armbruster, wie sieht ein typisches Format aus, mit dem Pictomind Unternehmen beim Strategie- oder Innovationsprozess unterstützt?

Markus Armbruster: Das kann zum Beispiel ein zweitägiger Workshop für ein Gruppe von 15 Mitarbeitern sein, wie wir ihn für das Spezialchemieunternehmen Kuraray Europe geplant haben, welches sich intensiv mit neuen Formen der Zusammenarbeit beschäftigt. Ziel war es, einem interdisziplinären Team agile und co-kreative Arbeitsweisen zu vermitteln, mit denen in einer Welt der raschen Veränderungen, der Komplexität, der Unsicherheit und Ambiguitäten wertschaffende Lösungen entstehen. Im Workshop sollten die Methoden und Tools aanhand einer konkreten Fragestellung trainiert werden. Geplant war die Veranstaltung für Ende April ursprünglich am Unternehmensstandort Hattersheim.

Doch dann kam die Corona-Pandemie und der Lockdown…

M. Armbruster: Richtig. So haben wir gemeinsam mit Kuraray entschieden, ganz entlang von „walk the talk“, das Projekt agil auf eine virtuelle Teamveranstaltung umzustellen. Dazu wurden die kompletten Inhalte der Veranstaltung in ein digitales Konzept überführt.

Mit Sicherheit kein leichtes Unterfangen.

M. Armbruster: Ja, denn ein wesentliches Merkmal unserer Arbeit sind handgezeichnete Visualisierungen. Wenn ich zu einem Workshop unterwegs bin, führe ich eine Vielzahl an kundenspezifischen Templates im Metaplan-Format mit mir, die wir dann vor Ort mit den Teams bearbeiten. Um diese Interaktion auch virtuell umzusetzen, mussten wir die Templates für einen digitalen Workshopraum erstellen. Diesen konnten wir Anfang Mai  für eine weitere virtuelle Veranstaltung mit über 100 Teilnehmern bei Kuraray Europe,  den European Future Days, einsetzen.

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„Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine virtuelle Veranstaltung ist daher ein klares Briefing der Teilnehmer vorab."

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Wo lagen weitere Herausforderungen beim Umstellen auf online?

M. Armbruster: Diese beginnen schon bei der Auswahl der geeigneten Technik gemeinsam mit dem Kunden. Jedes Unternehmen bevorzugt eine andere Lösung und es wird derzeit intensiv diskutiert, ob zum Beispiel das ungelenke Webex oder das benutzerfreundliche, aber vermeintlich unsichere Zoom genutzt werden soll. Pictomind unterstützt unter anderem Teams, Skype for Business, Webex oder Zoom für Videokonferenzen; unser Favorit ist jedoch ganz klar Zoom. Und für den digitalen Workshopraum nutzen wir Mural. Leider gibt es bislang kein deutsches Unternehmen, das nur annähernd an die Performance dieser US-Anbieter herankommt. Ich hoffe, Europa bewegt sich bei Online-Tools und Datenautonomie endlich vorwärts, um den deutlichen Vorsprung der US-Anbieter zu verringern.

Wie unterscheidet sich die Vorbereitung einer Online- von der einer Präsenzveranstaltung?

M. Armbruster: Vieles, was wir als erfahrene Facilitatoren in der Regel situativ vor Ort regeln – zum Beispiel die Reihenfolge, in der die Teilnehmer beim Check-in sprechen oder die Aufteilung der Teilnehmer auf parallele Arbeitsgruppen – muss für virtuelle Veranstaltungen vorab im Detail gemeinsam mit dem Kunden durchdacht werden, damit die entsprechenden Namenslisten und die korrekten Links für jeden Teilnehmer vorliegen. Auch wenn ein Teilnehmer während einer Breakout Session zwischen zwei Gruppen wechseln möchte, braucht es dafür online einen klaren Prozess, während er sich bei einer Präsenzveranstaltung einfach in einen anderen Raum begeben kann. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine virtuelle Veranstaltung ist daher ein klares Briefing der Teilnehmer vorab.

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„Viele unserer Methoden aus der realen Welt funktionieren auch in der virtuellen Welt.“

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Welche Erkenntnisse hatten Sie bei Ihren ersten Online-Veranstaltungen?

M. Armbruster: Der Ablauf einer virtuellen Veranstaltung ist nicht nur räumlich, sondern auch zeitlich strikter. Timeboxing funktioniert in virtuellen Veranstaltungen exzellent. Auch die Methode des Dot-voting bekommt nochmal eine ganz andere Qualität, wenn man sie online verdeckt durchführen kann und der Mitarbeiter nicht weiß, für welche Idee oder Lösung der Kollege oder Chef seine Stimme abgibt.
Als einen Nachteil für mich als Facilitator empfinde ich, dass ich online nur schwer unterscheiden kann, warum sich eine Person passiv verhält. Ist sie introvertiert, hat sie keine Lust, sich zu beteiligen oder ist sie vielleicht in der digitalen Welt einfach noch nicht angekommen?

Wie gehen Sie damit um, wenn ein Teilnehmer technische Probleme hat?

M. Armbruster: Wir handeln nach dem Prinzip „Ehre die Gruppe“ und kümmern uns außerhalb der Veranstaltung darum. Wenn jemand im Jahr 2020 nach drei Monaten Corona­krise Zoom nicht zum Laufen bringt, dann sehe ich es nicht als unsere Aufgabe, dieses Partikularproblem zum Mittelpunkt der Aufmerksamkeit in der Gruppe zu machen.

Viele Innovationsworkshops finden in aufwändig gestalteten Kreativräumen statt. Ist der Austausch am Schreibtisch im Homeoffice genauso wirksam?

M. Armbruster: Auch zu Hause kann ich mir jederzeit ein Umfeld schaffen, das zur jeweiligen Tätigkeit passt. Numerische Exceltabellen bearbeite ich am effizientesten an einem großen Display am Schreibtisch. Gestern habe ich mir zum Beispiel in meiner Freizeit ein Live-Konzert mit Igor Levit angesehen. Hierzu verwende ich dann ein iPad, sitze auf dem Sofa und zünde eine Kerze an.

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„Der Ablauf einer virtuellen Veranstaltung ist nicht nur räumlich, sondern auch zeitlich strikter."

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Wo sehen Sie Grenzen des Online-­Formats?

M. Armbruster: Für den Start einer Zusammenarbeit in Gruppen, deren Mitglieder sich noch nicht kennen, sehe ich klare Vorteile in einem Präsenzformat. Die Wirkung des gemeinsamen Ankommens, das Kennenlernen bei einer Tasse Kaffee oder das persönliche Gespräch in der Pause ist nicht zu unterschätzen. Das zeigt sich unter anderem in einer deutlich längeren Warm-up-Phase bei einer Online-Veranstaltung. Im Übrigen planen wir mit Kuraray eine weitere Veranstaltung vor Ort im Juli mit einer Retrospektive, bei der wir die Wirksamkeit der beiden Formate reflektieren wollen.

Welches Fazit ziehen Sie nach zwei Monaten Online-Facilitation? Werden Sie sie auch nach der Coronakrise anwenden?
M. Armbruster: Wir werden digitale Lösungen auch in Zukunft überall dort einsetzen, wo sie der Gruppe und dem Vorgehen helfen. So können virtuelle Treffen zum Beispiel häufiger und ohne Reisetätigkeit anberaumt und so Kollegen weltweit mit einbezogen werden. Viele unserer Methoden aus der realen Welt funktionieren auch in der virtuellen Welt. Ich habe die Online-Kollaboration lange Zeit unterschätzt und glaube, es geht auch noch viel mehr, als wir uns heute vorstellen können. Ich lerne täglich dazu und auch die Anbieter digitaler Tools entwickeln ihre Lösungen mit rasendem Tempo weiter. Aber man darf auch den Aufwand für diese Entwicklungen nicht unterschätzen – für den Facilitator, den Kunden und die Teilnehmer.

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