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Lernkurveneffekte nutzen

Vorteile von Rahmenverträgen im Stillstandsmanagement

04.07.2014 - Betreiber von kleineren Prozessanlagen scheuen sich häufig davor, sich beim Stillstandsmanagement an nur einen Partner zu binden obwohl Rahmenverträge vielfältige Vorteile für beide Seiten bieten.

Die Konzepte, mit denen Betreiber Stillstandsrevisionen umsetzen, unterscheiden sich stark von der Größe der jeweiligen Anlagen. Bei Großbetrieben der Petrochemie werden Stillstände meist durch interne Bereiche geplant und koordiniert und sowohl über Generalkontraktoren als auch einer Vielzahl weiterer Dienstleister abgewickelt. In der Chemieindustrie oder in kleineren Prozessanlagen sind die abzuwickelnden Stillstände in der Regel nicht groß genug, um einen solchen Aufwand zu rechtfertigen. Sie werden deshalb entweder nach Aufwand oder über Leistungsverzeichnisse abgerechnet. Bei einer aufwandsorientierten Abrechnung besteht jedoch immer die Gefahr, dass die Kosten den vorher geplanten Rahmen überschreiten. Die meisten Unternehmen setzen daher auf Leistungsverzeichnisse, in denen die geplanten Arbeiten im Detail beschrieben und bepreist werden. Dadurch reduziert sich der Aufwand für Angebot und Abrechnung. Auf Basis dieser Verzeichnisse schreiben die Betreiber darüber hinaus die Leistungen für jeden anstehenden Stillstand neu aus. Dieses Konzept steht und fällt jedoch mit der Genauigkeit der Leistungsbeschreibung. Denn jede Lücke bedeutet einen zusätzlichen wirtschaftlichen und zeitlichen Aufwand während der Stillstandsrevision.
Auch bei einem Rahmenvertrag werden sämtliche Leistungen detailliert beschrieben und über Festpreise abgewickelt. Dabei wird jede Anlagenkomponente einschließlich aller erforderlichen Nebengewerke separat bepreist. Anschließend werden die bewerteten Leistungspakete für jeden Stillstand individuell zusammengestellt. Darüber hinaus binden sich die Vertragspartner in einem bestimmten Zeitraum für die Revision sämtlicher Stillstände aneinander. Ideal sind fünf Jahre, da Betreiber so die Erfahrungen ihres Dienstleisters nicht nur für die jährlichen Revisionen, sondern auch für den alle fünf Jahre anstehenden TÜV-Stillstand nutzen können. Dabei profitieren beide Seiten durch den immer tieferen Einblick in den Betrieb von deutlichen Lernkurveneffekten, unter anderem beim Thema Sicherheit und Qualität, bei der Planung von Terminen und Budgets, aber auch bei der Optimierung von Abwicklungskonzepten. Im Normalfall kann der eingesetzte Dienstleister damit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Anlage effektiv unterstützen und so zum Beispiel durch Verkürzung von Stillständen zu einer höheren Anlagenverfügbarkeit beitragen.

Passendes Planungstool ist Grundlage für Rahmenverträge
Trotzdem nutzen erst wenige Unternehmen dieser Größenordnung die Vorteile konkreter Rahmenverträge für das Stillstandsmanagement. Denn bei vielen Betreibern sind Stillstandsarbeiten stark von einzelnen Personen und den von ihnen genutzten Planungswerkzeugen abhängig. Häufig fehlt darüber hinaus eine durchgängige Systematik, da die meisten am Markt angebotenen Tools für die Zwecke dieser Unternehmen zu umfangreich und teuer sind. Bei der Erstellung von Planungsunterlagen und Leistungsverzeichnissen behelfen sich viele Anlagenbetreiber im Chemiesektor daher mit Kompromissen. In der Regel lassen sich Stillstände dieser Größenordnung zwar noch mit solchen Eigenlösungen stemmen, sie reichen jedoch häufig nicht aus, um Rahmenverträge in der notwendigen Genauigkeit auszuarbeiten. Der Einsatz eines Planungstools birgt daher nicht nur Vorteile bei der transparenten Planung und Abwicklung des eigentlichen Stillstands, es bildet auch die Grundlage für die fundierte Auswahl eines Rahmenvertragspartners.
Speziell für Betreiber von Chemie- und kleineren Prozessanlagen hat beispielsweise der industrielle Dienstleister InfraServ Knapsack eine praxisorientierte und -erprobte Datenbanklösung zur Planung und Ausschreibung von Anlagenstillständen entwickelt, die jede einzelne Anlagenkomponente bis ins Detail mit den erforderlichen Gewerken und Arbeitsvorgängen abbildet und zudem Zeichnungen, Fließbilder oder Fotos komponentenspezifisch integriert. Zudem kann mit den geplanten Daten der Personalbedarf und die benötigte Zeit genau kalkuliert und in ihrer zeitlichen Abfolge vorbereitet werden, kostenintensive Beschäftigungsspitzen lassen sich dadurch glätten. Da die Unterlagen nach dem Anfahren der Anlage für weitere Revisionen oder Reparaturen vorliegen, können Betreiber ihre Abläufe darüber hinaus kontinuierlich verbessern. Die Erfahrungen von InfraServ Knapsack zeigen ein Einsparpotenzial von bis zu 20 Prozent der sonst üblichen Kosten eines Stillstands, wenn bei der Planung und Abwicklung eine maßgeschneiderte Datenbanklösung zum Einsatz kommt. Dank der genauen Auflistung aller benötigten Leistungen können Betreiber mit der Software zudem konkrete Angebote für Festpreise, aber auch für Rahmenverträge einholen und so ihre Planungssicherheit signifikant erhöhen. Doch auch dem Dienstleister beschert ein solches Modell mehr Planungssicherheit. Aufgrund der Vorteile für beide Seiten ist InfraServ Knapsack dazu übergegangen, die Dokumentation seiner Planungsleistungen in Form der Planungsdatenbank einschließlich Nutzungslizenzen an den Kunden zu übergeben. Mit diesem Konzept ist der Industriedienstleister bereits seit einiger Zeit über die Grenzen des heimischen Chemieparks erfolgreich.
Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung vieler Anlagenbetreiber beim Abschluss von Rahmenverträgen im Stillstandsmanagement sind Bedenken, auf Einsparungspotenziale verzichten zu müssen, die bei Neuausschreibungen möglich wären. Bei jedem Wechsel des Projektpartners sind neben dem Einkaufserfolg allerdings auch die Reibungsverluste in der Koordination und Einarbeitung auf beiden Seiten zu berücksichtigen. Hinzu kommt, dass Lernkurveneffekte entfallen, da der neue Dienstleister die Kenntnis des Betriebes erst aufbauen muss und Know-how aus früheren Projekten nicht einfließt. Nach der Erfahrung des Stillstandsmanagements von InfraServ Knapsack reichen in den meisten Fällen die möglichen Einkaufserfolge nicht aus, um die Betriebskenntnis und das Know-how eines eingespielten Dienstleisters aufzuwiegen.
Wer sich mittelfristig an einen Partner bindet, muss sich jedoch sicher sein, dass sein Dienstleister den Anforderungen über den gesamten Vertragszeitraum gerecht werden kann. Vorab sollte sich das Unternehmen daher in mindestens einem Stillstand bewährt haben. Dabei ist insbesondere von Bedeutung, wie kompetent der Partner Schlüsselpositionen, wie die des Projektleiters und der Koordinatoren der Arbeitsteams, besetzen kann. Um sicherzustellen, dass Termine und Qualitätsziele im Laufe des Vertragszeitraums eingehalten werden, gilt es weiter, bereits vor Projektbeginn genaue Kriterien der Zusammenarbeit zu definieren. Hierzu zählen unter anderem Anreiz- oder Bonus-/Malussysteme, aber auch Zielvereinbarungen hinsichtlich Qualität, Budget- oder Termintreue. Idealerweise verfügen Betreiber und Dienstleister über ein eigenes Partnermanagement. Ein solches Partnermanagement sollte neben der Auswahl von geeigneten Partnern auch deren Bewertung und Klassifizierung sowie die Dokumentation ihrer Entwicklung abbilden.

Komplettdienstleister im Vorteil
Trotz sorgfältigster Planung bietet jeder geplante Anlagenstillstand selbst mit rahmenvertraglicher Regelung viel Raum für Unvorhersehbares. Immer wieder sind beispielsweise an den zu wartenden Teilen ungeplante Reparaturen notwendig, die entweder nur der Hersteller oder eine entsprechend ausgestattete Werkstatt erledigen kann. Bei der Auswahl seines Rahmenvertragspartners für das Stillstandsmanagement sind daher Betreiber im Vorteil, deren Dienstleister über eigene Instandsetzungswerkstätten verfügen. Große Unternehmen oder Chemieparkbetreiber, wie InfraServ Knapsack, können in einem solchen Fall schneller auf ungeplante Aktivitäten reagieren und so den meist knappen Zeitrahmen einhalten.
Selbst wenn nicht das gesamte Stillstandsmanagement, sondern nur Bereiche ausgelagert werden sollen, sind Betreiber mit Komplettdienstleistern häufig besser beraten. Denn sie sind in der Lage, ein passendes Konzept auf höchstem Sicherheits- und Qualitätsniveau unter Berücksichtigung von Größe, Komplexität und Gefahrenpotenzial zu entwickeln - auch wenn beispielsweise die Planung durch den Betreiber selbst erfolgt. Zum Leistungsumfang von InfraServ Knapsack gehört deshalb sowohl eine ganzheitliche Projektabwicklung - von der Erfassung der anlagenspezifischen Daten und deren Bewertung über die Detailplanung bis hin zur Ausführung, Analyse und Dokumentation einer Revision - als auch einzelne Module. Das Unternehmen ist während einer Revision zudem durchgängig mit einem erfahrenen Projektleiter beim Kunden vor Ort, der über umfassendes Know-how unterschiedlicher Anlagentypen und Verfahren verfügt und in engem Kontakt mit der Technik, den Betriebsmeistern und Schichtführern steht. Hinzu kommen in der Regel anlagenkundige Fachhandwerker in den Schlüsselpositionen, wie beispielsweise in der Schwermontage. Insgesamt kann InfraServ Knapsack auf rd. 34 Projektleiter und Koordinatoren sowie 200 Handwerker für das Stillstandsmanagement zugreifen. Hinzu kommen bei Bedarf rund 200 Mitarbeiter aus Partnerfirmen. Der große Anteil von eigenem Personal in der Koordination und Durchführung gewährleistet ein Höchstmaß an Qualität, Termin- und Kostentreue. Auch die Abnahme von Prüfungen, beispielsweise von Sicherheitsventilen, Mess- und Regeltechnik, Pumpen oder Explosionsschutzeinrichtungen, bietet das Unternehmen an.

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Industriestraße 300
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Nordrhein-Westfalen, Deutschland

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