Ein Produktverantwortlicher weiß, wie wichtig es ist, dass Daten in den Systemen genau und vollständig sind. Ob Sicherheitsdatenblätter (SDS) oder Product Carbon Footprint Reports erstellt, Materialberichte abgerufen oder Containerbestandsmengen verwaltet werden, den Daten muss vertraut werden können. Daten-Stewardship ist der Schlüssel zur Unterstützung dieser Prozesse und zur Gewährleistung der Datenqualität und -zugänglichkeit, sowie der Einhaltung von Vorschriften.

Im Folgenden werden verschiedene Daten-Stewardship-Konzepte besprochen, die Produkt-Stewards kennen sollten, um die Produkt-Stewardship-Ziele und -Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu unterstützen:

Was versteht man unter Daten-Stewardship?

Daten-Stewardship ist das Mittel, mit dem ein Unternehmen eine gute Datenhygiene und Zugänglichkeit in seinen Systemen gewährleistet. Daten-Stewards spielen eine Schlüsselrolle bei der Validierung, so dass die Daten in den Systemen eines Unternehmens genau, aktuell und nutzbar sind.

Wenn ein Unternehmen keinen Daten-Steward hat, gibt es Möglichkeiten, wie Produkt-Stewards die Prinzipien von Daten-Steward­ship innerhalb des Unternehmens fördern können, um sicherzustellen, dass die Daten in den jeweiligen Systemen zugänglich, genau, nutzbar und von hoher Qualität sind.

Verständnis von Daten unterstützt die Produkt-Stewardship-Ziele

Beim Nachdenken über die Daten eines Unternehmens, sollte man sich drei Fragen stellen: Ist bekannt, welche Produkt-Stewardship-Daten im Unternehmen existieren? Welche Daten werden benötigt, um die Arbeit effektiv zu erledigen? Sind alle Daten vorhanden, die benötigt werden, um dem Unternehmen zu helfen, seine Ziele zu erreichen?

Produkt-Stewards unterteilen Daten oft in drei Kategorien: Chemikalienmanagementdaten, Produkt-Compliance-Daten und Produktnachhaltigkeitsdaten. Wenn die Aktivitäten dieser verschiedenen Funktionsbereiche zusammengeführt werden, gibt es viele Überschneidungen bei den verwendeten Daten (Grafik unten).

Zum besseren Verständnis der Daten sollte ein Produkt-Steward sicherstellen, dass er klar erkannt hat, welche Abteilungs- und Unternehmensziele aktuell sind und wie diese in Zukunft aussehen werden. Dies wird beim Verstehen helfen, welche Daten und Tools aktuell und in Zukunft für das Unternehmen benötigt werden.

• Von diesen Zielen sollte rückwärts gearbeitet werden, um zu bestimmen, welche Arten von Daten erforderlich sind, um bei der Erreichung dieser Ziele zu helfen.
• Es sollte eine Gap-Analyse durchgeführt werden, um alle fehlenden Daten zu ermitteln, die erforderlich sind, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen.
• Eine Zusammenarbeit mit anderen Geschäftseinheiten wie der IT oder dem Top-Management wird angeraten, um Zugriff auf die Daten zu erhalten, die benötigt werden.

Zentralisierung von Daten kann Zeit sparen und Prozesse optimieren

Eine der größten Herausforderungen, denen insbesondere in globalen Unternehmen begegnet wird, besteht darin, dass Produkt-Stewardship-Daten oft in völlig unterschiedlichen Systemen über Standorte und Geschäftseinheiten hinweg gespeichert werden. Es kann schwierig und zeitaufwendig sein, all diese Daten an einem Ort zusammenzuführen.

Man stelle sich vor, das Unternehmen A hat fünf Standorte, die neue Produkte entwickeln, herstellen und verkaufen. Jeder Standort hat verschiedene Geschäftseinheiten, und alle Daten sind separat gespeichert. Jeder Standort erstellt und verwaltet seine eigenen Daten. Alle verwenden viele der gleichen Chemikalien und einige sind ausgeklügelter als andere.

Auf der anderen Seite steht Unternehmen B, das auch fünf Standorte, die neue Produkte entwickeln, herstellen und verkaufen sowie verschiedene Geschäftseinheiten besitzt. Alle Daten sind jedoch in einem einheitlichen System gespeichert und es wurden universelle Prozesse implementiert ( siehe Grafik).

Die Zentralisierung von Daten ist alles andere als ein neues Konzept und viele Unternehmen befinden sich bereits auf diesem Weg. So können Daten zentralisiert und eine digitale Transformation im Unternehmen angeführt werden.

Unternehmen sollten ermutigt werden, ihre Produkt-Stewardship-Organisation zu zentralisieren. Dies würde beinhalten, dass alle Teile des Unternehmens die gleichen Systeme, Prozesse, Datenerfassungsmethoden und Software verwenden.

Empfehlenswert ist die Zusammenarbeit mit einem Software- oder Dienstleistungsunternehmen, das durch den Prozess führt. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten für andere Anwendungen im Unternehmen zugänglich sind und dass alle Teile des Unternehmens auf die Daten zugreifen können, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Pflege der Daten ist der Schlüssel zur Einhaltung von Vorschriften

Sobald bekannt ist, welche Daten benötigt werden und dass darauf zugegriffen werden kann, müssen diese gepflegt werden. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass sie nutzbar, genau und vertrauenswürdig sind.

Als Beispiel sollen die Vorschriften für Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung (CLP) der Europäischen Chemikalienagentur (ECHA) dienen. Sie wurden erstmals Ende 2008 veröffentlicht und seitdem 18 Mal angepasst. Das bedeutet, dass es im Durchschnitt mindestens ein Update pro Jahr gegeben hat.

Etwa 2 % der regulatorischen Listen von Sphera werden jedes Quartal aktualisiert. Dies bedeutet, dass 20 % der regulatorischen Daten nach nur einem Quartal veraltet sein könnten, wenn die regulatorischen Daten nicht ordnungsgemäß gepflegt werden oder keine Zusammenarbeit mit einem Unternehmen besteht, das die Pflege übernimmt.

Empfehlenswert ist, sich auf die Daten zu konzentrieren, die wirklich benötigt werden. Datenpflege erfordert Zeit und Ressourcen. So ist es für wartungsintensive Daten, die überwältigend und zeitaufwendig sein können, ratsam, einen vertrauenswürdigen Partner zu finden, der bei der Pflege unterstützen kann. Für interne Daten, für deren Erstellung und Verwaltung das Unternehmen verantwortlich ist, führen hochwertige Prozesse zu hochwertigen Daten und zur Automatisierung. Dies kann bedeuten, dass Regeln festgelegt werden müssen, damit Daten nicht falsch eingegeben werden können.

„Unternehmen sollten ermutigt werden, ihre Produkt-Stewardship-Organisation zu zentralisieren.“

Bewertung von Phasen mit einer Daten-Stewardship-Reifegradkurve

Bei Sphera wird oft über den Reifegrad eines Unternehmens in bestimmten Bereichen gesprochen. Reifegradkurven sind hilfreich, da sie es Unternehmen ermöglichen, zu bewerten, wo sie sich derzeit befinden. So wurde ein spezielles Daten-Stewardship-Modell für Produkt-Stewardship-Daten entwickelt.

Dieses Reifegradmodell besteht aus vier Phasen, die auf den Daten-Stewardship-Elementen basieren, die bereits besprochen wurden:

• Ad hoc – Es wird nicht viel getan, was Daten-Stewardship angeht, und es gibt viel Spielraum, um als Unternehmen zu wachsen.
• Minimal – Es besteht ein gewisses Verständnis der Daten und ein Teil davon wird gepflegt.
• Verwaltet – Es existiert ein gutes Verständnis der Produkt-­Stewardship-Daten. In diesem Fall sind Daten größtenteils zentralisiert und es gibt einen organisatorischen Zugriff.
• Fortgeschritten – Es gibt klare Produkt-Stewardship-Ziele, die die Produkt-Stewardship-Daten vorantreiben. Die Daten und Datenerfassungsprozesse wurden vollständig zentralisiert. Die Daten werden verwendet, um organisatorische Exzellenz zu erreichen.

Daten-Stewardship ist für Produkt-Stewards unerlässlich

Um die Daten-Stewardship-Bemühungen eines Unternehmens stärker in den Mittelpunkt zu rücken, ist es zwingend erforderlich zu bestimmen, welche Produkt-Steward­ship-Ziele das Unternehmen erreichen möchte. Der nächste Schritt dient dazu, die Daten zu verstehen, die benötigt werden, um diese Ziele zu erreichen, und sicherzustellen, dass darauf zugegriffen werden kann. Daten sollten gepflegt und überprüft werden, ob sie korrekt, verwendbar und vertrauenswürdig sind, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Autoren:

   Bernd Auer, Senior Solutions Executive Product Steward­ship, Sphera Technology GmbH, ­München

    Stefanie Haug, Solution Executive Product Stewardship, Sphera Solutions GmbH, Tübingen