Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst den Unternehmensalltag nachhaltig: Unternehmen müssen sehr agil auf Veränderungen am Markt reagieren und die Automatisierung ihrer Prozesse vorantreiben. Kunden erwarten eine individualisierte Rundumbetreuung, und um Datenströme zu analysieren, kommen zunehmend intelligente Maschinen zum Einsatz. Schließlich sollten die Unternehmen auch dem geänderten Informationsverhalten und dem zunehmenden Wunsch nach mobilen Arbeitsplätzen Rechnung tragen.

Um als international agierendes Unternehmen diesen Anforderungen gerecht zu werden, setzt Evonik u. a. auf die Cloud. Der internationale Spezialchemiekonzern hat deshalb eine umfassende Cloud-Strategie entwickelt und bereits die Umsetzung gestartet. Um Anforderungen an die Software zu definieren und den geeigneten Anbieter auszuwählen, ließ sich Evonik von CRM Partners beraten. Das Eschborner IT-Beratungshaus wurde darüber hinaus auch als Partner bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 hinzugezogen.

Cloud-Gesamtlösung überzeugt
Evonik hatte 2017 verschiedene Experten zu Rate gezogen, so auch CRM Partners. Nach mehreren Monaten intensiver Konsultationen fiel die Entscheidung für Microsoft Dynamics 365 als CRM-Lösung. Das derzeitige ERP-System von SAP will Evonik weiterhin nutzen und über eine Schnittstelle mit Dynamics 365 verbinden. „Für unsere Entscheidung gab es mehrere Gründe“, erläutert Evonik-­CIO Bettina Uhlich. „Microsoft hat mit Dynamics 365 ein Cloud-Gesamtpaket geschnürt, zu dem neben dem CRM-System auch die Cloud-Plattform Azure und Microsoft Power BI gehören. Die leistungsstarken BI-Lösungen gestatten es uns, sowohl die im CRM-System erfassten Daten zu analysieren als sie auch mit Daten aus anderen Quellen anzureichern und dann auszuwerten“.
Auf der Habenseite von Dynamics 365 steht zudem, dass es sich als hauseigenes Produkt von Microsoft bestens mit anderen MS-Plattformen, wie etwa Outlook oder Linked­In, verknüpfen lässt. Und, für den Nutzer besonders komfortabel: die einheitliche Oberfläche aller Microsoft-Produkte. Auch attraktive Lizenzgebühren und vergleichsweise geringe Einführungskosten waren für Evonik mitentscheidend.

Implementierungsphase
Im Frühjahr 2018 startete die Implementierungsphase – zunächst in drei der insgesamt 18 Business Lines bei Evonik. „Sowohl ihre umfangreiche Referenzliste an erfolgreichen Rollouts als auch die in der Findungsphase gezeigte Fachkompetenz waren ausschlaggebend“, betont Projektleiter Zhong Hong die Entscheidung für das Beratungsunternehmen. Sein vorläufiges Fazit: „Der Erfolg, der sich zwischenzeitlich bereits eingestellt hat, bestätigt uns in unserer Entscheidung.“ Die Ansprechpartner auf Seite des Unternehmens wissen um die Komplexität der Aufgaben, die das bis zu zehnköpfige Team zu lösen hatte.
Die Herausforderung besteht darin, ein System zu ermöglichen, das einem Buffet sehr ähnlich ist. Aus den verschiedenen Business Lines werden im System die Anforderungen abgedeckt, sodass eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung steht. So bedient sich jede Business Line an dem, was benötigt wird und kann dennoch von anderen Bereichen profitieren um seine Prozesse zu optimieren.
Durch diesen Ansatz an der Harmonisierung werden die Weichen für eine erfolgreiche, innerbetriebliche, Zusammenarbeit gestellt. Gleichzeitig ist dies der Grundstein für die Weiterentwicklung des Systems.

Harmonisierung der Prozesse
Um beim Beispiel Datenpflege zu bleiben: Künftig soll genau feststehen, welche Daten wie zu erfassen sind und welche Informationstiefe gewünscht ist. Auch das Reporting wird man für alle Units vereinheitlichen, sowohl hinsichtlich des Inhalts als auch im Layout. Um das zu erreichen, aber auch um den Nutzern das Arbeitsleben etwas zu erleichtern, wurde eine für alle einheitliche Eingabemaske eingerichtet. Dafür führten die CRM-Berater im Vorfeld verschiedene Workshops durch: mit den rund 15 Mitarbeitern der drei Pilot-Teams von Evonik, mit dem Gesamtverantwortlichen Zhong Hong, dem Business Projektleiter Stefan Brus und der IT-Projektleiterin Femia Menke.
Stefan Brus erinnert sich: „Wir haben gemeinsam viele Varianten gedanklich durchgespielt und über das Für und Wider bestehender Prozesse diskutiert.“ „Schließlich sollte eine für alle sehr gute Lösung gefunden werden, die auch dann noch Bestand hat, wenn wir die übrigen Business Lines ins Boot holen“, ergänzt Femia Menke.
Bis Ende 2018 liefen die Trainings der End-Anwender der drei Pilot Business Lines, die dann im Januar 2019 mit Dynamics gestartet sind. Die Projektleiter auf beiden Seiten sind mit dem bisher Erreichten sehr zufrieden. Bettina Uhlich blickt bereits voraus: „Gemeinsam mit CRM Partners werden wir ab Mai den Rollout auch im restlichen Unternehmen durchführen, der voraussichtlich bis Ende des Jahres andauert. Dabei hilft es uns auch weiterhin, den gesamten Change-­Management-Prozess detailliert im Blick zu haben.“

Fazit: Das Team gewinnt
Die Zusammenarbeit in den letzten Monaten und in den kommenden Projekten war und ist auch für CRM Partners ein Meilenstein. Mit dem engen Schulterschluss zu Bettina Uhlich und ihrem Team konnten sich die CRM-Experten ideal ergänzen. Eine Teamleistung, die bei allen involvierten Personen die Kompetenz erhöht und den Spaß an Proiektarbeit verstärkt hat.