Life Sciences-Unternehmen arbeiten zur Leistungserbringung mit einer hohen Anzahl von Geschäftspartnern entlang ihrer Wertschöpfungskette zusammen. Die Landschaft dieser Geschäftspartner ist dabei äußerst vielseitig und reicht von Kooperationspartnern im Forschungsbereich über Dienstleister für klinische Studien, Lizenzpartner, Lieferanten, Vertragsfertiger bis hin zu den Kunden. Nur wenige Unternehmen steuern ihre Verträge aktiv und umfänglich während der kompletten Vertragslaufzeit. Meist werden die Verträge erst wieder hervorgeholt, wenn es Probleme gibt – oder der Vertrag bereits abgelaufen ist. Die Lösung: Ganzheitliches Vertragsmanagement.

Während die Verträge aus rechtlicher Sicht meist zentral durch die Rechtsabteilung betreut werden, obliegt die inhaltliche und kaufmännische Betreuung unterschiedlichen Fachabteilungen, so dass eine hohe Anzahl von Funktionsbereichen während der Vertragslaufzeit eingebunden ist. Dabei schlummert noch viel Verbesserungspotential im Risikomanagement sowie in der Steuerung von komplexen Vertragsbeziehungen. Um dieses zu heben, bedarf es eines ganzheitlichen Ordnungsrahmens auf Basis einer ausgeklügelten Vertragsmanagement-Strategie unter Einhaltung der globalen Corporate Governance Anforderungen. Diese haben sich zunehmend verschärft. Die Unternehmen müssen u.a. nachweisen, dass sie den gesamten Vertragsmanagement-Prozess von der Vertragsentstehung und -verhandlung bis hin zur Vertragsbeendigung bzw. Verlängerung im Griff haben.

Alle im Boot

Die meisten multinationalen Pharmaunternehmen haben bis heute keine ganzheitliche Vertragsmanagement-Strategie entwickelt und umgesetzt. In der Regel steckt Vertragsmanagement noch in den Kinderschuhen, insbesondere in den Bereichen außerhalb des Einkaufs. Gerade bei Unternehmen mit starken Geschäfts- und Funktionsbereichen ist ein übergreifendes Vertragsmanagement wenig etabliert. Daher besteht die Notwendigkeit sowie das Potenzial Contract Lifecycle Management im Unternehmen fest zu verankern.

Contract Lifecycle Management ist im Gegensatz zum konventionellen Vertragsmanagement ein ganzheitlicher und funktionsübergreifender Ansatz, der es den praktizierenden Unternehmen ermöglicht, ihre relevanten Verträge proaktiv und entlang der gesamten Prozesskette zu managen. Hierbei ist ausschlaggebend, dass aus den Geschäfts- bzw. Funktionszielen eine geeignete Vertragsmanagement-Strategie abgeleitet wird und hierfür passende und gesamthafte Geschäftsprozesse, eine schlagkräftige Organisationen sowie moderne und skalierbare IT-Lösungen geschaffen werden.

Strategie als Fundament

Im Zentrum steht die Erarbeitung einer globalen Vertragsmanagement-Strategie. In dieser wird festgelegt, wie Zentrale, Geschäfts- und Funktionsbereiche zusammenwirken und welche Geschäftspartner eingebunden werden. Dabei wird anhand der Geschäftsziele bzw. Funktionsziele und des angestrebten Risikoprofils eine Klassifizierung der relevanten Geschäftspartner und Vertragsgruppen durchgeführt, so dass die zugrundeliegenden Verträge gemäß definierter Leistungskriterien gesteuert werden. Weiterhin werden die zulässigen Vertragsarten sowie Vorgaben und Standards festgelegt. Diese Strategie bildet das Fundament für die wesentlichen Grundsätze, Richtlinien sowie Handlungsanweisungen.

Der Vertragsmanagement-Prozess ist ein ganzheitlicher Geschäftsprozess, der sämtliche Schritte und Aktivitäten von der Vertragsanbahnung, -verhandlung, Überführung in die Linie sowie Vertragssteuerung und Vertragsbeendigung bzw. -erneuerung regelt. Dabei sind viele Fachfunktionen beteiligt. Damit die Prozess- und Informationsbrüche abgebaut werden, ist es erforderlich das Prozessdesign funktionsübergreifend auszurichten. Best Practice ist, dass es für den Vertragsmanagement-Prozess einen unternehmensweit gültigen Hauptprozess mit definierten Meilensteinen bzw. Prüfpunkten gibt, der durch einen „Process Owner“ verantwortet wird. Je nach Funktion bzw. Vertragsart sind erforderliche (geringe) Abweichungen in den Unterprozessen bzw. Aktivitäten zulässig, da beispielsweise Kundenverträge im Gegensatz zu Beschaffungsverträgen teilweise andere Prozessschritte erfordern. Für jeden Schritt sind genaue Ausführungsaktivitäten, Arbeitsflüsse, Vorgaben, Review-Schleifen sowie Genehmigungsstufen festgelegt, so dass die Vertragsführung einheitlich und kontrolliert erfolgt.

Die Steuerungsphilosophie sowie die Entscheidungskultur im Unternehmen spielen bei dem Aufsetzen erforderlicher Gremien und Entscheidungsinstanzen eine prägende Rolle. In einem multi-divisionalen Unternehmen sollte eine übergreifende Steuerungsinstanz geschaffen werden, die aus Entscheidungsvertretern der relevanten Funktionsbereiche (F&E, Einkauf, Produktion, Marketing, Vertrieb, etc) einschließlich Recht, Risiko- und Compliance sowie Controlling besteht. Diese Governance Instanz verabschiedet die Vertragsmanagement Strategie, überprüft die Einhaltung der Prozess- und IT-Standards, definiert Leitplanken für die Fachbereiche zur Einhaltung von relevanten Unternehmensrichtlinien und überwacht die kritischsten Verträge durch ein geeignetes Berichtswesen. Auf der Funktionsebene können länder- und geschäftsbereichsübergreifende Kompetenzzentren dazu dienen, das komplette Wissen zu den für den Funktionsbereich relevanten Geschäftspartnern sowie Verträgen zu bündeln und den operativen Einheiten zur Verfügung stellen können.

Plattform-basierte IT-Lösung

Um den gesamten Vertragsmanagement-Prozess bestmöglich zu unterstützen, wird eine flexible und skalierbare IT Lösung benötigt. ERP-Systeme spielen eher eine untergeordnete Rolle. Viele Funktionen entlang des Vertragslebenszyklusmanagement drehen sich um unstrukturierte Daten, die durch ERP-Systeme nicht ausreichend abgedeckt werden. Der Trend geht hin zu IT-Plattform-Lösungen. Diese Architektur basiert auf einer technischen Infrastruktur mit unterschiedlichen Bausteinen, die die benötigen Kernfunktionalitäten wie „Collaboration“, „Workflow“, „Suchfunktionen“ sowie „Dokumentenmanagement“ zur Verfügung stellt. Best-in-class ist heute eine dreistufige Architektur bestehend aus Vertragsdaten-Repository, einer nach Geschäftsfunktionen ausgeprägten Anwendungslandschaft mit geeigneten Vertragsmanagement Funktionen sowie ERP-Systemen, die durch geeignete Schnittstellen angebunden sind.

Gerade beim Aufbrechen der funktionalen, regionalen und divisionalen Spezifika unterstützt der Vorstand die Ausübung der Governance sowie die Einhaltung der gültigen Prozessvorgaben. Hierfür ist ein globaler „Process Owner“ unabdingbar, der eng an den Vorstand angebunden ist und seine Zielvorgaben aufnimmt. Die neuartige und erfolgreiche Aussteuerung bedingt einen Kulturwandel weg von der „aus den Augen aus dem Sinn“ Mentalität. Nur dadurch werden die Verträge in allen Vertragsphasen ausreichend betreut und nicht wie bisher nur bis zur Unterschrift. Hebel für diesen Kulturwandel sind eine aktive Einbindung der betroffenen Fachabteilungen durch kontinuierliches Change Management sowie eine leistungs- und benutzerfreundliche IT-Lösung.

Optimiert und transparent

Bei Contract Lifecycle Management steht an erster Stelle die Fokussierung der begrenzt verfügbaren Fachressourcen auf die inhaltliche Betreuung und Optimierung der wesentlichen Verträge, um vorhandene Wertpotentiale und Risiken bestmöglich im Griff zu haben. Vertragsmanagement zielt daher nicht nur auf Einsparungen bei den direkten Kosten der Vertragssteuerung ab, die durch Automatisierung sowie Workflow Management ermöglicht werden.

Vielmehr werden durch eine optimierte Steuerung sowie erhöhte Transparenz entlang des kompletten Vertragslebenszyklus die Risiken bzw. nachteilhaften Konditionen reduziert, was die indirekten Kosten nachhaltig senkt. Dies führt letztendlich zu einer dauerhaften Qualitätsverbesserung der abgeschlossenen Verträge, einer verbesserten Zusammenarbeit der Vertragspartner und einer transparenten Risikosteuerung, insbesondere bei komplexen Vertragswerken.