Strategie & Management

Die clevere Verbindung von Technologie und Information

Wie in Unternehmen der strategische Wert der Informationszentren erhöht werden kann

25.10.2016 -

2016 hat die amerikanische Behörde für Lebens- und Arzneimittel, FDA, erstmals ein Medikament aus einem 3D-Drucker zugelassen. Damit haben neue Technologien einen enormen Einfluss auf die Pharmaindustrie. Doch nicht nur hier finden Umwälzungen statt: auch die Verbreitung von Informationen in den Unternehmen verändert sich rasant.

Für die Mitarbeiter der F&E-Abteilungen war die traditionelle Unternehmensbibliothek einst die Hauptinformationsquelle. Heute ist sie zunehmend ein virtueller Informationsdienst, der Material aus dem Internet in digitaler Form liefert. Nur so wird sie den individuellen Bedürfnissen der Nutzer gerecht, die Informationen auf viele verschiedene Arten verwenden.

Enterprise Content Workflow: die Entdeckung des Unbekannten

Wissenschaftler mit relevanten und aktuellen Informationen zu versorgen, ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Forschung, damit sie bahnbrechende Medikamente für Patienten entwickeln können. Im Informationszentrum von UCB gehört es zum strategischen Planungsprozess, darüber zu diskutieren, womit sich das Blatt als nächstes wenden könnte und wie das Team dies für sich nutzen kann. Diese jährliche Diskussionsrunde beinhaltet die Beurteilung neuer Möglichkeiten, wie Benutzer Materialen verwenden und wie sie daran kommen. Dazu gehört unter anderem, Millionen von wissenschaftlichen Artikeln mittels Text-Mining zu durchforsten, um mehr Erkenntnisse zu gewinnen. Oder über das Mobiltelefon Zugang zur gesamten Artikelsammlung zu haben. Technologie spielt eine wichtige Rolle in diesem Prozess des Vorwärtsdenkens.

Es gibt viele Content-Management-Plattformen, die für verschiedene Anforderungen entwickelt wurden. Daher ist eine gründliche Bewertung dieser Landschaft für die Einschätzung des Werts, den solche Lösungen für ein Unternehmen bedeuten, wesentlich. Zu verstehen, welche Nutzung beabsichtigt ist, spielt bei der Wahl der richtigen Lösung eine wichtige Rolle und oft gibt es eine Reihe von Content-Management-Plattformen innerhalb eines einzelnen Unternehmens.

Für die Informationsprofis erweisen sich diese vielleicht als Werkzeug zum Suchen und Finden. Es kann aber auch eine Lösung sein, die mehr Erkenntnisse zulässt und sowohl interne als auch externe Daten miteinander kombiniert.

Ein entscheidendes Kriterium für das Team des Informationszentrums war es, eine Lösung zu finden, die ein integriertes Rechtemanagement bietet. Denn so wollte man den gesetzeskonformen Zugriff auf externe Publikationen sicherstellen. RightFind von RightsDirect ist eines der Beispiele, das dies kann. Es ist zudem eine globale wissenschaftliche Plattform, die den Wissenschaftlern im gesamten Unternehmen einen stetigen Zugang zu Informationen bietet.

Sie macht eine Fülle von anspruchsvollen Abonnement-Inhalten für Benutzer sichtbar und stellt ihnen diese in ihrer unternehmenseigenen Bibliothek zur Verfügung. Optionale Module erlauben den Wissenschaftlern, mittels Data-Mining Informationen aus Millionen von Artikeln entdecken zu können, die wiederum in Hunderten von wissenschaftlichen Publikationen veröffentlicht wurden. Auch dann, wenn ihr Unternehmen keine Lizenzen oder Abonnements dafür hat.

Da die Plattform den Wissenschaftlern anzeigt, ob die vorgesehene Verwendung für den Content durch eine bestehende Lizenz abgedeckt ist, müssen sie das Personal der Informationsabteilung nicht ständig zum Urheberrecht um Rat fragen. Darüber hinaus hilft der Content Decision Support den Wissenschaftlern bei der Abstimmung zwischen Content-Ausgaben und ihren Anforderungen, fundierte Kaufentscheidungen zu treffen.

Erkennen Sie Ihre Kernkompetenz

In einer Welt, in der kleinere Budgets, höhere Content-Kosten und personelle Einsparungen die Norm sind, ist es wichtig, die Informationsdienste als strategischen Bereich eines Unternehmens zu sehen und nicht als reinen Service. Bei dem internationalen Biopharmaunternehmen bedeutet dies einerseits um die Kernkompetenzen der Abteilung zu wissen und diese auszubauen. Andererseits gilt es, die Interessensgruppen im Unternehmen zu kennen und Verfechter für die angebotenen Informationsdienste zu finden.

In jedem guten Informationszentrum sind Strategien und Kenntnisse auf organisatorischer Ebene wichtig. Denn so lässt sich besser feststellen, in welchen Abteilungen und Positionen gute Mitarbeiter sitzen, die bereit sind, eng mit dem Bibliotheksteam zusammenzuarbeiten. Hier hilft es, Abteilungen in einer Matrix grafisch darzustellen, aus der sich schnell ersehen lässt, wer ein „hilfreicher Partner“ ist. Umgekehrt sieht man auf einen Blick, mit wem die Zusammenarbeit schwieriger werden könnte.

Analyse: der Schlüssel zu strategischem Wert

Oft ist den Wissenschaftlern gar nicht bekannt, welche Fülle an Informationen ihnen zur Verfügung steht. Daher ist es unerlässlich, ihnen klar zu machen, wie sie den vollen Nutzen aus ihrer Bibliothek ziehen und an all die Informationen kommen, damit ein Unternehmen den maximalen ROI aus seinem angeboten Content erzielt. Bei UCB nutzen fast 900 Mitarbeiter in 28 Ländern die Plattform mithilfe von RightFind auf die eine oder andere Art – mit minimaler Unterstützung durch das Bibliotheksteam. Die Analysetools der Lösung machen transparent, ob die Teams alle Quellen ihrer Bibliothek ausschöpfen oder nicht. Daher war es vorteilhaft, sogenannte „Aktivitätslandschaften" zu erstellen, um zu verstehen, worauf das Informationszentrum seine Anstrengungen konzentrieren muss – wie etwa auf mehr Schulungen oder mehr Reichweite oder mehrere Kommunikationskanäle.

Das Messen und Analysieren der Nutzeranfragen macht es ebenfalls einfacher, den strategischen Wert für sein Unternehmen zu quantifizieren und den Entscheidungsträgern und anderen Abteilungen zu präsentieren. Dank der nutzergetriebenen Content-Analyse konnte das Informationszentrum den Wert seines Contents der Nutzung innerhalb des gesamten Unternehmens gegenüberstellen, d. h. man konnte das Volumen der Dokumente in einem bestimmten Fachgebiet in Relation zu den Kosten setzen.

In unserer zunehmend vernetzten Welt werden Artikel auf vielen verschiedenen Plattformen, Webseiten und Newsfeeds besprochen. Hier spielen Social Media eine wichtige Rolle, will man verstehen, welche Auswirkungen Informationen auf die Forschung haben. Das jüngste Wachstum von Altmetrik-Daten hilft den Bibliothekaren den Mehrwert von Publikationen nachzuvollziehen – wie etwa Berichte, Artikel und wissenschaftliche Beiträge, die ihre Unternehmen veröffentlichen.

Sechs Schritte zum Aufbau eines unverzichtbaren Informationszentrums

  • Revolutionäre Technologien erkennen.
  • Eigene Kernkompetenzen analysieren und kennen.
  • Seinen ROI mittels Statistiken quantifizieren.
  • Verfechter der Info-Dienste identifizieren.
  • Gute Beziehungen zu anderen Abteilungen aufbauen.
  • Andere Ressourcen im Unternehmen nutzen.

 

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