Um Patienten besser zu schützen, erhalten verschreibungspflichtige Medikamente seit dem 9. Februar 2019 verpflichtend verpackungstechnisch zusätzliche Sicherheitsmerkmale und sind automatisch im zentralen Sicherheitssystem für Arzneimittel „securPharm“ online gespeichert. Für das Großhandels- und Dienstleistungsunternehmen GLS Logistik hat die Software-Manufaktur Dr. Thomas + Partner (TUP) die Ankopplung an den komplexen Apotheken-Server fristgerecht realisiert – unter Berücksichtigung des europaweit agierenden Verifikationssystems und zahlreicher Anpassungen innerhalb des von TUP stammenden Warehouse-Management-Systems (WMS).

Die deutsche Organisation Securpharm hat gemäß den Vorgaben der EU-Fälschungsschutzrichtlinie das System Securpharm entwickelt, um in Zukunft den Schutz vor gefälschten Arzneimitteln weiter zu verbessern. Da GLS Logistik verschreibungs- und damit auch verifikationspflichtige Artikel führt, entwickelte TUP aus Stutensee für das Kasseler Unternehmen u. a. die Schnittstellenerweiterung zum Host sowie die Erweiterung für die bestehende Auftragsschnittstelle.
Beide Schnittstellen sind nun permanent mit dem Apotheken-­Server verbunden und erfüllen so die Rolle der pharmazeutischen Großhändler. „Die Prüfung erfolgt durch einen Scan des Data-Matrix-­Codes und den dadurch ausgelösten Abgleich mit dem Securpharm-System“, erklärt Sebastian Mohn, Software-Entwickler bei TUP und verantwortlich für die Implementierung des Features Securpharm. „Für den Abgleich gilt, dass jede Arzneiverpackung erstens einen sogenannten Uniqe Identifier hat, der aus Produktcode, Serien­nummer, Charge und Verfallsdatum besteht und als 2D-Barcode (PPN-Barcode) aufgedruckt ist. Zweitens muss jede Packung versiegelt sein, um feststellen zu können, ob sie schon mal geöffnet wurde.“

Retouren-Verifizierung bereits am Wareneingang
Neben den Verpackungen mussten natürlich auch Prozessabläufe bei GLS Logistik softwaretechnisch angepasst werden. So gibt es z. B. keinen spezifischen Arbeitsplatz, um verschreibungspflichtige Artikel in den Bestand aufzunehmen. Sie werden optional bereits am Waren­eingang verifiziert und eingelagert. Das betrifft auch die Retouren. „Innerhalb von zehn Tagen ist es möglich eine Ausbuchung innerhalb derselben Betriebsstätte wieder rückgängig zu machen. So können etwa retournierte Artikel wieder vereinnahmt bzw. versehentlich ausgebuchte Medikamente wieder ins System zurückgebucht werden“, erklärt Sebastian Mohn weiter – vorausgesetzt, der Endkunde hat die Ware nicht angenommen oder war zu Hause nicht anzutreffen.
Gemeinsam mit den GLS-Verantwortlichen wurde darauf geachtet, dass der bestehende Erfassungsprozess kaum angepasst werden musste – auch weil im Vorfeld noch nichts über die Antwortzeiten des Systems im Produktivbetrieb bekannt war. Die Abfragen zum Securpharm-System laufen daher asynchron; damit das GLS-WMS nicht auf die Antwort des Apotheken-Servers warten muss.

Securpharm: reglementiertes Authentifizierungsverfahren
Die größte Änderung am GLS-WMS betraf dann auch die Schnittstelle zum Securpharm-Apotheken-Server. Weil dort sicherheitsrelevante Informationen ausgetauscht werden, musste ein streng reglementiertes Authentifizierungsverfahren implementiert werden. Jeder Standort, der Medikamente ausbuchen darf, muss sich zum einen registrieren, zum anderen wurden individuelle Sicherheitszertifikate ausgerollt. Mit Hilfe dieser wird zuerst von einem Authentifizierungssystem ein Token angefordert, das 24 Stunden gültig ist. Mit diesem Token und dem jeweiligen Zertifikat erfolgt zunächst der Zugang zum Apotheken-Server; erst dann können besagte Verifikationen und Ausbuchungen folgen.
Um die entsprechenden Ausbuchungen auftragsbedingt korrekt zu kommissionieren, wurde nicht nur die MDE-Software (Anm. d. Red.: MDE = Mobile Datenerfassung) den neuen Bedürfnissen angepasst; GLS Logistik entschied sich auch gleich für neue Endgeräte. „Die für GLS Logistik attraktivste Lösung war es, gleich zu Beginn der Projektphase auf neue MDE-Geräte zu setzen“, erläutert Fabian Rudolph, Betriebs­leiter bei GLS Logistik. „Zum einen mussten wir gemeinsam mit TUP die MDE-Software so entwickeln, dass wir am Ende 2D-Barcodes lesen können, zum anderen wurde die manuelle Eingabe des Uniqe-­Identifiers berücksichtigt. Wir haben uns letztendlich für Endgeräte von Motorola entschieden.“ Oliver Chimbo, Projektleiter bei TUP abschließend: „Dank unseres Lieferantennetzwerks, konnten wir in kürzester Zeit MDEs mit 2D-Scanner-Technologie zur Verfügung stellen – sozusagen ein all-inclusive-­Service von TUP.“ Es musste aber auch schnell gehen, denn die Zeit für die Realisierung war mit kaum zwei Monaten knapp bemessen.