Personal & Karriere

Personaleinsatzplanung mit Arbeitszeit 4.0 – Welche digitale Lösung gibt es?

Digitale Lösungen zur Reduktion betrieblicher Personenkontakte verringern gesundheitliche und wirtschaftliche Risiken

15.03.2021 - Arbeitszeit 4.0 und Personaleinsatzplanung, wie geht das? Lesen Sie dazu die Kolumne der Workforce Management Expertin Andrea Romeiser, Business Development bei Inform.

Zwei Drittel der Chemie- und Pharmaunternehmen verwenden laut einer Studie von Inform keine spezialisierte Software für die Personaleinsatzplanung, kurz PEP-Software. Dennoch erachten 60 % dieser Unternehmen ihre Digitalisierung im Bereich Personal und Einsatzplanung als mindestens zufriedenstellend, 19 % sogar als hoch oder sehr hoch. Diese Einschätzung ist erstaunlich. Obwohl Covid-19 in den letzten zwölf Monaten zu zahlreichen Problemen beim Personaleinsatz geführt hat, glauben drei Viertel der Chemie- und Pharmaunternehmen ohne PEP-Software, dass sie mit digitaler Unterstützung nicht besser dagestanden hätten. Auch das ist höchst bemerkenswert.

Doch was sind die Gründe? Wird die Bedeutung der Personaleinsatzplanung generell unterschätzt? Oder ist die Leistungsfähigkeit digitaler Lösungen zu wenig bekannt? Beides scheint eine Rolle zu spielen. Wo starre Arbeitszeitmodelle und klassische Schichtsysteme überwiegen, wird leicht übersehen, wie groß der Gestaltungsspielraum mit einer leistungsfähigen Personal­einsatzplanung wird.

Stattdessen überwiegen vermeintlich altbewährte Methoden, oft manuell oder höchstens excelgestützt.
Das Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die Arbeitszeit der Mitarbeiter so einzusetzen, dass sie allen Belangen gerecht wird: denen des Unternehmens, der Mitarbeiter, der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben. Dazu braucht es mehr Know-how als auf den ersten Blick ersichtlich. Die Aufgaben der Personaleinsatzplanung sind nicht banal, vor allem wenn sie den Zielen von Arbeit 4.0 gerecht werden sollen. Der Tarifvertrag zur lebensphasengerechten Arbeitszeitgestaltung (LephA-TVplus) oder das Potsdamer Modell bieten zahlreiche Möglichkeiten.

Das allein reicht aber nicht. Denn am Ende kommt es darauf an, von den Möglichkeiten auch Gebrauch zu machen. Dafür gibt es keine einfache Musterschablone. Jedes Unternehmen muss die individuell beste Lösung für sich finden. Schließlich spielen auch operative Gegebenheiten, interne Prozesse und die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Sinnvoll geht das nur mit spezialisierten PEP-Lösungen, die alle relevanten Daten in einem System verarbeiten und individuell­e Prozesse durchgängig abbilden. Wer hierüber verfügte, war in den letzten zwölf Monaten wesentlich besser aufgestellt.

Solche Systeme können z.B. neue Arbeitszeitmodelle und Schichtsysteme ermitteln, wenn die Nachfrage zurückgeht oder steigt. Sie erfassen auch aktuelle Einschränkungen der Mitarbeiterverfügbarkeit wegen Quarantäne, Kinderbetreuung oder Zugehörigkeit zu Risikogruppen. Mitarbeiter-Apps sorgen für eine zuverlässige und effiziente Kommunikation. Die Zeiterfassung mit mobilen Endgeräten reduziert Personenkontakte im Unternehmen und ermöglicht eine mobile Daten­erfassung auch im Homeoffice.

Digitale Lösungen zur Reduktion betrieblicher Personenkontakte sowie zum Kontakt Tracing verringern gesundheitliche und wirtschaftliche Risiken und tragen zur Vermeidung von Betriebsschließungen bei.

An Möglichkeiten zur Digitalisierung mangelt es nicht, wohl aber am Bewusstsein für ihre Bedeutung.

Inform entwickelt Software zur Optimierung von Geschäftsprozessen mittels Digital Decision Making auf Basis von Künstlicher Intelligenz und Operations Research. Sie ergänzt die klassischen IT-Systeme und steigert die Wirtschaftlichkeit und Resilienz vieler Unternehmen. Mehr als 800 Softwareingenieu­re, Datenanalysten und Berater betreuen heute mehr als 1.000 Kunden weltweit, z.B. im Maschinen- und Anlagenbau, Industrie, Handel, Flughäfen, Häfen, Logistik, Banken und Versicherungen.

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