Ideen- und Wissensmanagement entwickeln sicher immer weiter. Wo früher noch Wissen mündlich weitergegeben wurde und Ideen in Workshops und Fokusgruppen auf Flipcharts festgehalten wurden, wird zunehmend das World Wide Web als Wissens- und Ideenlieferant genutzt.

So diskutieren täglich Millionen von Menschen im Web auf unterschiedlichsten Plattformen über Produkte und Dienstleistungen. Warum also diese Diskussionen nicht auch als Input nutzen und daraus Hinweise für Innovationspotenziale ableiten.

Diese Form der transparenten Kommunikation ist Chance und Risiko zugleich. Wir müssen uns im Klaren sein, dass Innovationen überall auf der Welt entstehen, zeitgleich, dynamisch. Die Idee als Produkt individueller Denkleistung wird immer seltener, das kollektive Wissen ist omnipräsent. Dieses in Produkte und Dienstleistungen zu transformieren ist die Kunst des Unternehmers, gerade in gesättigten Märkten. Aber geht das so einfach? Was muss beachtet werden, um Social Media & Co. effizient und sinnvoll für das Ideenmanagement zu nutzen?

Nun kann man gelegentlich auf der einen oder anderen Webseite nachschauen, was über die eigenen Produkte oder die der Mitbewerber geschrieben wird. Und wenn dort gute Ideen stehen, können diese in das Ideenmanagement aufgenommen werden. Und dann hofft man, dass sich hieraus gelegentlich Produktinnovationen entwickeln, die sich erfolgreich vermarkten lassen.

Das hat wenig mit einem systematischen Prozess zu tun, der dazu beitragen soll, das Ideenmanagement effizient weiterzuentwickeln. Ähnlich wie bei vielen anderen Themen im Unternehmen handelt es sich hierbei nämlich um einen Transformationsprozess, der viele Aspekte tangiert und bei dem es gilt, alle wichtigen Themen zu beachten, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.

Systematischer Transformationsprozess

Wie bei jedem Projekt, welches die Unternehmensentwicklung in sich schnell verändernden Märkten betrifft, sollten die folgenden Aspekte betrachtet werden:

• Positionierung, Strategie und Geschäftsmodell: Welche Vision wird mit der Transformation verfolgt, welcher Markt wird adressiert, wo stehen Wettbewerber und Partner, u.v.m.
• Wertschöpfungsprozessmodell: Hier geht es im Wesentlichen darum, Prozessbeschreibungen für die Wertschöpfungs-, Führungs- und Unterstützungsprozesse zu definieren sowie Prozessverantwortliche zu benennen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Ganz einfach gesagt, wer ist wofür verantwortlich und welche Kompetenzen werden hierfür benötigt?
• Optimierte Organisationsstruktur: Jede Transformation hat Auswirkungen auf die Organisationsstruktur bzw. hat die Aufgabe, diese zu optimieren. Welche Kriterien werden hier angelegt, welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten, welches sind die sog. „Building Blocks" und wie könnten die Geschäftsaufträge für die Organisationseinheiten aussehen?
• Fähigkeiten und Personal: Neben der quantitativen und qualitativen Jobplanung - abgeleitet aus den Rollen, sind hier auch die Bedarfsanalyse und der Staffingplan abzuleiten. Dazu gehören auch Mitarbeiter-Entwicklung, ggf. Recruiting, Zielvereinbarungen u.v.m.
• Unterstützende Methoden und Informationssysteme: Es müssen die Methoden für die Prozesse und Aufgaben festgelegt, Mitarbeiter qualifiziert werden. Und es ist die Frage zu klären, welche prozess- und methodenunterstützenden Informationssysteme geplant, eingeführt und betrieben werden müssen.
• Controlling und Governance: Mittels geeigneter KPIs und entsprechendem Reporting müssen die Ziele kontrolliert und ggf. weitere Anpassungen vorgenommen werden.

Um dies systematisch durchzuführen, hat die Beratungs- und Projektunternehmung TCI aus der Erfahrung zahlreicher Transformationsprojekte ein Vorgehensmodell entwickelt, welches in vielen derartigen Projekten mit Erfolg eingesetzt wurde (Abb. 1).

Implementierung von Social Media in das Ideenmanagement

Was bedeutet dies nun übertragen auf die Nutzung von Social Media für das Ideenmanagement? Jede dieser Überschriften muss in Bezug auf die notwendige Transformation abgearbeitet und beantwortet werden - einige Themen ausführlicher, andere weniger tief, je nach Bedarf und Implementierung.
Positionierung, Strategie und Geschäftsmodell: Die Innovationsstrategie sollte eng mit der Unternehmensstrategie abgestimmt sein. Dies ist Grundvoraussetzung für jegliches zielgerichtetes und erfolgreiches innovieren. Hierzu zählt natürlich auch die Strategie, wie das Unternehmen zu neuen Ideen kommt und wie diese bewertet werden (Stichwort: stage-gate Prozess).

Wertschöpfungs-Prozessmodell: Die Ideengenerierung via Social Media und Worldwideweb greift direkt in die Prozesslandschaft ein. Das gelegentliche Review einiger Seiten im Internet, wie eingangs beschrieben, kann nicht Ziel dieser Transformation sein. Vielmehr geht es darum, diese Ressourcen zielgerichtet und effizient in die Unternehmensprozesse einzubinden, um dadurch auch sicherzustellen, dass brauchbare und gewinnbringende Ergebnisse die Aufwände kompensieren.

Rollen und Verantwortlichkeiten: Wenn der Kunde jetzt die Ideen direkt liefert, hat das Einfluss auf die Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Dies muss berücksichtigt und gewollt sein, weil sonst aus unterschiedlichsten Gründen diese Ideen nicht angenommen werden (Stichwort: „not-invented-here-Syndrom").

Optimierte Organisationsstruktur: Wie schon erwähnt, haben Transformationen natürlich auch Auswirkungen auf die Organisationsstruktur und die Abläufe im Unternehmen. Es entstehen neue Rollen und Verantwortlichkeiten und diese müssen in der Organisationsstruktur abgebildet werden, damit es keine Kompetenzstreitigkeiten und andere Reibungsverluste gibt.

Fähigkeiten und Personal: Innovationsprozesse sind im hohen Maße Kommunikationsprozesse. Social Media definiert Kommunikation neu und beeinflusst daher die notwendigen Anforderungen an das Personal. Deshalb werden sich die Jobprofile ändern. Der Umgang mit und das Bewegen im Social Net will gelernt sein. Und die Informationen müssen interpretiert werden.

Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter weiterentwickelt werden müssen bzw. neues Personal beschafft werden muss.
Unterstützende Methoden und Informationssysteme: Wie wir alle wissen, ist das Internet voll von Informationen und die Schwierigkeit ist nicht, dass man nichts findet, sondern, dass zu viele Informationen gefunden werden. Also muss einerseits geklärt werden, wo nach den relevanten Informationen gesucht werden soll und andererseits, wie diese Informationen ausgewertet und aufbereitet werden.

Controlling und Governance: Wie bei jeder Transformation muss geklärt werden, ob sich die ganzen Aufwände rechnen und ob die damit verbundenen Ziele erreicht werden. Auch muss festgelegt werden, wer etwas in den sozialen Medien platzieren darf und welche Freigabeprozesse eingehalten werden müssen. Wie geht man mit Kundenkritik zu den eigenen Produkten und Dienstleistungen um, egal ob nun berechtigt oder nicht.

Resümee

Social Media hat in den letzten Jahren das Kommunikationsbedürfnis einer ganzen Generation einschneidend verändert. Diese Veränderung bietet die Chance, diese Art der Kommunikation auch für Unternehmen und deren Innovationsprozesse zu nutzen. Die hier vorgestellte ganzheitliche Betrachtung ist Grundlage für einen notwendigen Transformationsprozess gerade im Ideenmanagement. Ein Ansatz zum Transformation Social Media Cycle für das Ideenmanagement in Anwendung des Enterprise Transformation Cycle ist in Abb. 2 dargestellt.