Expertenwissen nachhaltig verankern

Simulationssoftware bildet alle wesentlichen Phasen und Elemente eines Stillstandsprojekts ab

  • Frank Uwe Hess, T.A. Cook
  • Tobias Laiblin, Evonik

Wie kann man Erfahrungswissen, welches sich über viele Jahre in den Köpfen von wenigen Experten gesammelt hat, wieder auf den Punkt reaktivieren und auf weitere Mitarbeiter übertragen? Vor dieser Frage stand ein Team von T.A. Cook, als es darum ging, für Stillstandsprojekte ein neues Trainingsprogramm zu entwerfen, in welchem Mitarbeiter in einem Zyklus von ca. fünf Jahren große Anlagenabstellungsprojekte managen.

Unternehmen wie BASF, Bayer oder Evonik haben mittlerweile ein Kompetenz-Center zum Stillstandsmanagement geschaffen, um Engpasswissen zu poolen. „Lessons Learned"-Handbücher sind ebenfalls von großem Nutzen, reichen jedoch nicht aus. Als Lösung für das Trainingsprogramm entwickelte T.A. Cook-Team gemeinsam mit TATA Interactive schließlich eine Simulationssoftware, die alle wesentlichen Phasen und Elemente eines Stillstandsprojekts abbildet. Das Ziel: Führungskräfte aus Einkauf, Produktion, Instandhaltung, Inspektion, Engineering sowie von Mechanik-Kontraktoren managen gemeinsam ein fiktives Stillstandsprojekt zeitgleich und im Wettbewerb mit anderen Teams.

Das Projektteam namens „TRex" ist sichtlich irritiert. Soeben hat ihnen ihr Site Manager mitgeteilt, dass sie in der nächsten Projektphase durch einen externen Projektmanager vom Schwesterstandort unterstützt werden. Die Begeisterung im Kernteam hält sich in Grenzen. Klar, das Stillstandsprojekt läuft im Moment wirklich nicht gut; das ist kein Geheimnis. Aber das Team ist davon überzeugt, dass die Ursachen dafür nicht bei ihnen liegen. Wie soll da nun ein externer Projektmanager helfen können? Dies ist eine von vielen typischen Situationen innerhalb der Projektmanagementsimulation „TARfighter". Es ist Tag zwei des dreitägigen Trainings. Es simuliert praxisnah die Vorbereitung, Planung und Durchführung eines echten Stillstandprojekts. Dazu schlüpfen die Seminarteilnehmer in die Rolle des Projektmanagementteams der fiktiven Eubonia Corporation. Eubonia plant gerade ein großes Stillstandsprojekt für seine Produktionsanlagen.

Der Site Manager ist hoch motiviert das Projekt nicht nur On-Time & On-Budget zu meistern, sondern auch einen Weltklassestillstand durchzuführen.

Im ersten Audit stellte sich heraus, dass sich das Projekt in einem sehr schlechten Status befindet. Die Seminarteilnehmer haben nun die Aufgabe, das Stillstandsprojekt wieder „on-track" zu bringen. "Wir haben TARfighter entwickelt, um unseren Kunden ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem sie die Auswirkungen unterschiedlicher Managemententscheidungen in einer nahezu echten Projektumgebung risikofrei trainieren können", sagt Frank-Uwe Hess, Managing Partner von T.A. Cook und Initiator der Simulationsanwendung.

Anlagenrevisionen oder Stillstände sind sehr komplexe Vorhaben und für viele Anlagenbetreiber bezüglich der Deckungsbeitragsverluste auch wirtschaftlich von immenser Bedeutung. Typisch für diese Projekte ist, dass viele verschiedene Personen, Unternehmen und auch Kulturen miteinander zusammenarbeiten müssen. Eine große Herausforderung stellen nicht nur technisches Wissen, sondern auch Projektmanagementerfahrung und Team Alignment dar. Der gesamte Projekterfolg, insbesondere in der sehr kurzen Durchführungsphase der eigentlichen Anlagenabstellung, hängt in besonderem Maße von der reibungslosen Zusammenarbeit aller Beteiligten ab.

Eine Möglichkeit, um notwendiges Wissen zwischen allen nachhaltig zu verankern, sind gemeinsame Erlebnisse und Erfahrungen. In vielen Fällen verfügt das Betriebspersonal über eine Simulationssoftware für ihre Prozessanlagen, um Ab- und Anfahrvorgänge z.B. im Rahmen von Notabschaltungen, zu trainieren. Ebenso kann mithilfe von Simulationen geübt werden, welche Konsequenzen Projektmanagemententscheidungen hervorrufen können. Durch das Planspiel wird die „live" getätigte Entscheidung an einem Lernbeispiel intensiv vermittelt und nachhaltig verankert. Die Teilnehmer lernen, in schwierigen Situationen die Kontrolle zu behalten und Risiken oder unvorhergesehene Ereignisse vorausschauend in den Griff zu bekommen.
„Entschlüsse anhand realistischer Ereignisse zu treffen ist ein optimaler Weg, um sich Wissen anzueignen", weiß Josh Johnson, Turnaround Manager von Flint Hills Resources. Innerhalb des Projektmanagements ist der Mensch der entscheidende Produktionsfaktor. Projektsimulationsworkshops sind ein effektiver Weg, um sich Wissen wirkungsvoll anzueignen und weiterzugeben. Laut Dr. Tobias Laiblin, Leiter Projekte/Revisionen/Montagen bei Evonik, deckt TARfighter innerhalb des Simulationstrainings alle zentralen Punkte eines Revisionsprojektes ab.

Die nächste Projektphase schließt das TRex-Team deutlich besser ab. Dabei ist es erwartungsgemäß schwierig, den externen Projektmanager zu integrieren. Das Kernteam ist sich noch nicht ganz im Klaren darüber, ob das Stillstandprojekt aufgrund der Hinweise des „Neuen" wieder auf einem guten Weg ist. Mit externen Hinweisen konstruktiv umzugehen ist daher ein Schwerpunkt des De-Briefings zu dieser Simulationsphase. Nach einer Status-Präsentation beim Site Manager steht fest: Am Ende gibt es mehr als nur ein Gewinnerteam

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2. Jahrestagung Wissensmanagement in Technik und Instandhaltung
Datum: 10. - 11. April 2013
Ort: Düsseldorf
Informationen: www.tacook.de

 

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