Logistik & Supply Chain

Beschaffungsmechanismen optimieren

Mit Electronic Sourcing lässt sich die operative Beschaffung verbessern

23.09.2010 -

In Deutschland führt Electronic Sourcing unter anderem in den mittelständischen Unternehmen der chemischen Industrie noch ein Nischendasein. Damit verschenken sie viel Potential bei der Prozess- und Kostenoptimierung. 

„Im Einkauf liegt der Gewinn" lautet eine alte Kaufmannsweisheit, die auch heute noch gültig ist. In der modernen Sprache der Betriebswirtschaft wurde „Einkauf" zum „Beschaffungsmanagement" und dem strategischen Lieferantenmanagement ausgebaut. Heute versorgen sich Unternehmen mit Materialien, Dienstleistungen sowie industriellen Vorprodukten aus externen Quellen und überwachen im Rahmen des Beschaffungsmanagements alle damit verbundenen Geschäftsprozesse. Beschaffung wird so zum Hebel, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Strategisch handelnde Einkäufer vor allem in den Großunternehmen der chemischen Industrie wissen, dass sich Kosten dauerhaft nicht nur durch eine Verringerung der Gewinnmargen von Lieferanten senken lassen, sondern auch dadurch, dass sie mit den richtigen Lieferanten zum richtigen Zeitpunkt in Verbindung treten. Im Mittelstand hat sich dies noch nicht herumgesprochen. Im Gegensatz zur Massenfertigung, wo es um Standardprodukte geht, sind bei der Auftragsfertigung im produzierenden Gewerbe individuelle Aspekte gefragt. Einkäufer legen in einer ausführlichen Ausschreibung Spezifikationen und Materialbesonderheiten fest.

Einkäufer finden neue Lieferanten
In der chemischen Industrie werden in diesem Zusammenhang beispielsweise Unternehmen aus dem Sektor chemische Weiterverarbeitung gesucht, die z.B. auf das Klassifizieren, Mischen oder Trocknen von Chemikalien spezialisiert sind. Die Listung solcher Lieferanten ist eine der Stärken moderner Electronic-Sourcing-Plattformen wie MFG.com. Einer der wichtigsten Aspekte: Beim Electronic Sourcing ergibt sich durch die neue technologische Anbindung in den Marktplatz ein größeres Lieferantenangebot. Herkömmliche Wege der Informationsbeschaffung wie die Nutzung von Herstellerverzeichnissen, die Anfrage bei bekannten Lieferanten oder der Besuch von Messen sind im Gegensatz dazu viel zu umständlich und zeitaufwändig.
Electronic Sourcing bedeutet zunächst einmal die Unterstützung von Beschaffungsprozessen durch IT-Systeme. Das fängt bei der Nutzung von B2B-Marktplätzen im Web an und reicht bis zur Einbindung in die internen betriebswirtschaftlichen Applikationen.
Ein Sourcing-Marktplatz im Web bringt Einkäufer und Lieferanten zusammen, die zuvor nicht unbedingt etwas voneinander wussten. Ganz entscheidend dabei ist, dass ein Sourcing-Marktplatz alle Aktivitäten des operativen Beschaffungsprozesses abdecken muss: von der Erstellung einer Ausschreibung über die Lieferantenauswahl und die Kooperation mit Herstellern bis hin zur Zahlungsabwicklung. Zudem müssen sich diese Abläufe von A bis Z in die vorhandenen ERP-Systeme der Einkäufer und Lieferanten integrieren lassen. Nur so können die Vorteile der elektronischen Beschaffung für die Auftragsfertigung möglichst umfassend ausgenutzt werden. Electronic Sourcing sorgt damit für mehr Transparenz und eine höhere Effizienz bei der Beschaffung.
Typische Nutzer einer Sourcing-Plattform sind Spezialisten aus der Einkaufsabteilung (beispielsweise mit Fokus auf Lieferantenmanagement), aber auch Fachkräfte aus den produktionsnahen Bereichen wie Techniker oder Ingenieure. Zunächst einmal übermittelt der Einkäufer seine Ausschreibung an den Sourcing-Marktplatz, oft ergänzt durch eine genaue Spezifikation der Materialien und deren Eigenschaften. Der Marktplatzbetreiber vergleicht die detaillierten Sourcing-Vorgaben automatisch und in Echtzeit mit dem Know-how, der Ausrüstung, der Kapazität und den Referenzen der gelisteten Lieferanten. Als Ergebnis dieses so genannten „Matchmaking"-Prozesses werden dann Einkäufer mit Lieferanten verbunden, die die benötigten Anforderungen erfüllen.
Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass die Spezifikationen einzelner Komponenten der Stückliste geändert werden. Aufgabe des Sourcing-Marktplatzes ist es daher, die gesamte Kommunikation und Koordination zwischen Einkäufern und Lieferanten an einer zentralen Stelle zu steuern. Ergänzend dazu müssen die Modifikationen dann in den jeweiligen ERP-Systemen der Einkäufer und Lieferanten abgebildet werden.
Vorteile bietet ein auf die Vermittlung von Fertigungsaufträgen spezialisierter Sourcing-Marktplatz aber auch für Lieferanten, denn kein Unternehmen kann es sich heute leisten zu warten, bis Interessenten ihn finden. Das gilt umso mehr in wirtschaftlich turbulenten Zeiten. Aber auch Startups profitieren von der Präsenz auf einem Sourcing-Marktplatz, sie erhalten dort ohne große Vertriebskosten automatisch Kontakt zu Interessenten.
Electronic Sourcing bringt im Segment der Auftragsfertigung damit Vorteile für Einkäufer und Lieferanten. Dazu zählen etwa die Reduzierung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten für die Beschaffungsprozesse sowie geringere Prozess- und Transaktionskosten. Eine wichtige Rahmenbedingung dafür sind durchgängige Prozessketten die von den ERP-Systemen der Einkäufer vermittelt über eine Sourcing-Plattform bis zu denen der Lieferanten reichen. 

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